Cos’è il digital workplace?

Ultimo aggiornamento: 19.06.19

 

Con questo termine si identifica lo spazio di lavoro digitale, un’area che non può essere descritta da alcun confine e che si rivela fluida e in grado di adattarsi ai bisogni degli utenti. Il lavoro si sta trasformando grazie soprattutto all’avanzamento tecnologico, che permette agli esseri umani di essere sempre connessi gli uni con gli altri e, conseguentemente, sta sempre più scomparendo l’idea della persona costretta a chiudersi in ufficio per affrontare la giornata lavorativa. Aumentano dunque i lavoratori da casa o quelli che preferiscono gestire tutte le incombenze mentre si trovano all’aria aperta, tutto grazie alla rete e alla disponibilità della connessione internet in qualsiasi luogo e istante.

Non bisogna pensare al digital workplace come un elemento in grado di ridurre la produttività ma, al contrario, come un fattore indispensabile per stimolarla. È infatti tramite la libertà di azione, auto responsabilizzazione e di organizzazione dei propri spazi e orari lavorativi che si può dare il meglio di sé, concentrandosi su un obiettivo e condividendo il lavoro svolto immediatamente con colleghi e superiori tramite il cloud.

 

Gli strumenti indispensabili

Naturalmente, è necessario avere gli strumenti adatti sempre a portata di mano, non può quindi mancare un notebook, chromebook o convertibile per avere un terminale su cui eseguire operazioni complesse e smartphone o tablet per poter gestire chiamate, videochiamate, messaggistica e social. Combinando questi dispositivi che potremmo definire “always on”, ovvero sempre connessi alla rete, si può organizzare al meglio il proprio digital workplace.

Più che uno spazio reale, dunque, è una forma mentis che vi rende disponibili per tutta la giornata ma alle vostre condizioni e secondo i vostri impegni. Chi sfrutta questa nuovo sistema lavorativo ha mediamente più tempo per la propria famiglia e può rendersi più utile ai propri cari pur senza rinunciare a una carriera lavorativa, creando un equilibrio e una qualità della vita migliore.

I vantaggi sono anche per le aziende, però, poiché secondo recenti calcoli è possibile ridurre i costi di gestione, abbattendo le spese immobiliari e per l’energia necessaria nello spazio di lavoro fisico, senza contare i benefici per l’ambiente con una minore emissione di anidride carbonica.

 

 

La chiave è la collaborazione

Il workplace digitale dà i suoi frutti migliori quando tutti gli utenti che ne fanno parte sono interconnessi e in grado di comunicare tra loro, per collaborare in tempo reale su progetti e contenuti, ricevendo un feedback diretto che può portare al miglioramento immediato in qualsiasi ambito. Qualora lavoriate per aziende che trattano con terzi attivamente, quindi clienti o fornitori, per esempio, potrebbe essere importante coinvolgere anche questi ultimi nel processo collaborativo, creando piattaforme apposite con canali comunicativi preferenziali in modo che il lavoro sia sempre organizzato e chiaro a tutti.

Tutto ciò è reso possibile grazie anche alla UCC, acronimo che sta per Unified Communication and Collaboration, in italiano descritta semplicemente come comunicazione unificata. Si tratta di un sistema che include messaggistica istantanea resa possibile da programmi come Whatsapp e Telegram, la telefonia VoIP, le videochiamate, fino alla condivisione di file tramite servizi di hosting come Google Drive e Dropbox. Si definisce “unificata” perché fa in modo che diversi strumenti comunichino tra di loro, collegando quindi le persone che usano magari smartphone o laptop di marche diverse.

 

Le applicazioni sono vitali

Imparare a gestire e utilizzare tutte le applicazioni fondamentali del digital workplace è il primo passo per chi cerca di intraprendere una carriera sfruttando le potenzialità di internet. Non vanno sottovalutate quindi suite decisive come quella Office 365 di Microsoft che include Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams e Yammer, tutti programmi volti a potenziare la creatività, la produttività e l’interconnessione, in grado di funzionare su qualsiasi dispositivo, da quelli dotati di OS Windows fino a smartphone con Android e iOS.

Per la comunicazione immediata è preferibile optare per Whatsapp o Telegram, applicazioni di messaggistica istantanea che sfruttano la connessione internet e consentono anche videochiamate al pari del celebre Skype.

Imparare a gestire tutti questi strumenti, magari contemporaneamente, potrebbe risultare difficile per chi non ha una naturale predisposizione per il mondo digitale, tipica di tutti gli individui nati dalla fine degli anni ’80 in poi, ma non bisogna disperare poiché è sempre possibile mettersi in pari e cercare di sfruttare al meglio ciò che internet ha da offrire.

 

 

Scegliere un notebook

Se la vostra azienda ha deciso di potenziare il proprio digital workplace o semplicemente volete mettervi in gioco con questa nuova modalità di lavoro, avrete bisogno di un notebook in grado di far fronte alle esigenze quotidiane. Vediamo dunque insieme come scegliere un computer portatile che possa essere portato sempre con sé e sia in grado di svolgere tutte le attività fondamentali.

Innanzitutto, datevi un budget, con un prezzo limite (che potrete successivamente incrementare, volendo) potrete prendere in considerazione una fascia precisa di notebook e capire se possa fare al caso vostro. Gli elementi da prendere in considerazione sono pochi ma essenziali, valutate innanzitutto la quantità di memoria RAM e il processore. La prima, per operazioni veloci, dovrebbe essere di almeno 8 GB, mentre per il processore è solitamente preferibile una CPU Intel che sia quantomeno Quad-core.

Lo spazio di archiviazione potrebbe non essere molto importante se sfruttate molto cloud e servizi di hosting, potrete quindi optare per un notebook con eMMC o, qualora vogliate andare sul sicuro, scegliere un portatile con SSD, acronimo che sta per Solid State Drive. Questi ultimi sono più costosi ma hanno performance eccellenti, con tempi di salvataggio e lettura dei file praticamente immediati.

La scheda video non è fondamentale, poiché è rivolta principalmente all’utenza che deve eseguire videogiochi o programmi di modellazione tridimensionale. Se state cercando una workstation, però, vi invitiamo a scegliere prodotti dotati di scheda video Nvidia Quadro, tra le migliori sul mercato per la gestione di modelli poligonali.

Non sottovalutate infine grandezza e peso del portatile. Se siete sempre in giro e dovete quindi portare il notebook con voi, un dispositivo eccessivamente ingombrante potrebbe risultare particolarmente scomodo.

 

 

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